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Cómo elaborar una minuta: procedimiento paso a paso

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Cómo elaborar una minuta: procedimiento paso a paso

La elaboración de una minuta es muy importante como un medio de registrar los aspectos más relevantes de una junta de trabajo, escolar o de cualquier otro tipo, con la finalidad de darle seguimiento a los acuerdos tomados y verificar su cumplimiento parcial o total hasta que todas las actividades estén totalmente terminadas.

Las minutas también registran los nombres de los participantes en las reuniones y todas las conclusiones o acuerdos a los que se haya llegado en una determinada reunión, además de registrar todos los aspectos pendientes y cualquier otro tema que se agregue en las juntas.

Dificultad
Fácil
Instrucciones
  1. 1

    Registre el nombre de la reunión o algún título que la identifique claramente entre todos los participantes y las personas a las que se deba distribuir la minuta.

  2. 2

    Anote el lugar y la fecha de la reunión.

  3. 3

    Tome una lista de participantes en la reunión y de preferencia circule una lista de asistencia que deberá archivar junto con la minuta de la reunión.

  4. 4

    Registre cada uno de los eventos de la reunión, principalmente cada tema tratado, así como las conclusiones al respecto, los acuerdos tomados, las actividades que se hayan originado con motivo del tema, las personas responsables de darles seguimiento o de su realización, el estado actual de las actividades, el porcentaje de cumplimiento de cada actividad y cualquier otro punto importante en cada tema, de tal manera que todas las personas involucradas puedan conocer la situación aún sin haber participado en la reunión.

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    Omita todos los comentarios sobre cada tema, anote solamente lo relevante, es decir, las conclusiones y asuntos pendientes, así como en algunos casos los avances realizados y otros detalles.

  6. 6

    Liste cada uno de los temas de acuerdo al orden en que fueron tratados o en base a su importancia. Esto depende de las personas que llevan la minuta y de los organizadores o líderes de la reunión, dependiendo de si quieren resaltar algunos temas sobre los demás.

  7. 7

    También es posible clasificar la minuta mediante temas fundamentales y temas importantes o cualquier otra que la persona encargada de la minuta desee realizar para darle la importancia adecuada a cada tema.

  8. 8

    Anote las actividades que se deben realizar entre la reunión actual y la próxima para el cumplimiento de cada uno de los temas. Si existe algún obstáculo para lograr el cumplimiento o para poder proseguir, este debe estar debidamente identificado, para que las personas con la autoridad para resolverlo puedan intervenir.

  9. 9

    Registre la fecha y lugar en la que se efectuará la siguiente reunión.

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