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Cómo redactar un oficio formal: Te lo explicamos fácilmente

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Cómo redactar un oficio formal: Te lo explicamos fácilmente

Un oficio formal es un documento utilizado para la comunicación entre particulares, empresas o instituciones. Generalmente es usado como solicitud o medio de información o reclamación. El lenguaje que se utiliza debe ser breve.

Este documento tiene una estructura fija conformada por cinco elementos: lugar y fecha, asunto, datos del destinatario, cuerpo del texto y firma. El cuerpo del texto se divide en tres partes: introducción, desarrollo y despedida.

Antes de empezar a redactar un oficio formal es necesario que se cuente con la información completa acerca del destinatario, el asunto y la intención del emisor.

Para asegurarse de que tiene la información necesaria, puede responder a las siguientes preguntas: ¿a quién o a quiénes se dirige?, ¿qué se quiere decir? y ¿con quién intención se escribe?

Dificultad
Fácil
Instrucciones
  1. 1

    Escriba el lugar y fecha como información inicial del documento. Este dato se colocan al margen derecho de la hoja.

  2. 2

    Redacte el asunto de su oficio. El asunto es una síntesis del motivo del documento. Sintetice el motivo en una oración corta. Al igual que el lugar y fecha, el asunto se coloca al margen derecho de la hoja.

  3. 3

    Escriba los datos completos del destinatario del documento, incluyendo el nombre completo del receptor y la empresa o institución de la que es parte. La información del destinatario se coloca al margen izquierdo del documento, colocando cada dato en una línea distinta. Al final puede incluirse la palabra “PRESENTE”.

  4. 4

    Redacte el cuerpo del oficio. En la introducción presente a quien o quienes emiten el documento. En el desarrollo manifieste ampliamente el motivo del texto, es decir, explique el asunto que se especificó al inicio del oficio. Además, exponga la intención con la que escribe. Finalice la sección con una despedida hacia su destinatario.

  5. 5

    Concluya integrando su nombre y firma. Antes de estos datos puede incluirse la referencia “ATENTAMENTE”

Consejos y Advertencias
  • Si tiene duda en algunas palabras, consulte el diccionario.
  • Una vez terminado el documento, relea y revise que la redacción tenga un tono uniforme.
  • Preste atención al formato: la justificación del texto, el espaciado y tamaño y tipo de letra.
  • Se recomienda el uso de las siguientes fórmulas para iniciar el cuerpo del oficio: “Le comunico o le informo”, “Atentamente le saluda” o “Reciba un cordial saludo”.
  • Se recomienda el uso de las siguientes fórmulas para despedirse del destinatario: “Agradecemos su atención”, “Reciba un saludo” o “Esperamos su pronta respuesta”.
  • Para un documento formal es recomendable utilizar una letra fácilmente legible como “Arial” o “Times New Roman” a 12 puntos y espaciado 1.5.
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