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Cómo redactar un oficio, guía de pasos

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Cómo redactar un oficio, guía de pasos

Un oficio es un documento escrito realizado por una institución pública o privada, usado para comunicar información oficial. Su correcta redacción resulta necesaria ya que de ello dependerá que el mensaje sea entendido de forma adecuada y llegue a la persona para la cual fue destinada.

Existen básicamente 2 tipos de oficios: oficio simple (dirigido a un solo destinatario) y oficio múltiple (dirigido a varios destinatarios), al iniciar la redacción debe tenerse presente que tipo de oficio se estará realizando ya que si bien cuentan con una estructura similar existen pequeñas diferencias ente cada uno de ellos a tomar en cuenta.

Dificultad
Fácil
Instrucciones
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    El documento deberá inicia con el membrete , colocando debajo de el en la parte superior derecha la fecha y el lugar de donde se esta expidiendo el documento. Posteriormente se coloca la palabra "oficio" seguida de dos puntos y una clave que permite identificarlo la cual se forma de 3 elementos: las iniciales o siglas que identifican a la dependencia seguido por un guion , después se anota el número consecutivo que le corresponde se escribe una diagonal y se añade el año en que se realiza el documento. Esta información se escribirá debajo de la fecha al lado derecho de su hoja.

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    A continuación debajo de la información anterior se coloca la palabra "asunto" seguida de dos puntos, donde se menciona de forma breve el motivo que le da origen, una vez hecho esto se escribe el nombre del destinatario, debajo de él, el cargo que ocupa y bajo este la palabra presente, escritos con letras mayúsculas del lado izquierdo.Lo siguiente será abordar el asunto a tratar el cual deberá hacerse de forma breve, clara y concisa, iniciándose con un saludo cordial. Una vez realizado lo anterior se redactara una despida de forma cortés, en este apartado suele usarse la palabra “Atentamente” o “Cordialmente”. Finalizará colocando con el nombre y la firma de la autoridad responsable de emitir la información colocada en el centro de la hoja.

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    Es importante considerar que en caso de que se trate de un oficio múltiple se anotará en el lado inferior izquierdo las iniciales c.c.p. (con copia para) o la palabra distribución que indica el nombre de las personas a la cual se deberá hará llegar. A lo largo de su escrito no olvide prestar atención a la ortografía y signos de puntuación evitando cometer errores.

    La redacción de un oficio requiere de práctica y constancia además de conocimiento de una estructura para su elaboración, una vez cumplido lo anterior resulta una tarea sencilla de llevar a cabo.

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