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Cómo se hace un oficio: Descúbrelo paso a paso

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Cómo se hace un oficio: Descúbrelo paso a paso

Es muy común que en las empresas les pidan a las personas encargadas del departamento de Comunicación Organizacional o a las asistentes administrativas y secretarias que redacten algún oficio con el fin de dar a conocer alguna información o dato institucional.

Los oficios también fungen como texto de agradecimiento, de invitación, de felicitación y pueden ser enviados tanto dentro, como fuera de la empresa o asociación, a nombre de los dueños, gerentes, jefes y altos mandos del organigrama oficial.

Si no sabes redactar un oficio no te preocupes pues aquí te decimos cómo hacerlo, paso a paso para que te resulte más sencillo y rápido el elaborarlo.

Dificultad
Fácil
Instrucciones
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    Lo primero que debes saber es que hay tres tipos de oficio, el simple, el múltiple y el de transcripción, los tres son muy usados frecuentemente dentro de asociaciones como gobierno, industrias, empresariales y en medios de comunicación, por ejemplo.

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    El directo o simple es cuando el texto va dirigido a una sola persona, ya sea para hacerle una invitación, un cumplido, etcétera. Estos oficios generalmente los hacen en nombre del gerente de la organización y circulan dentro de la empresa.

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    El oficio múltiple se utiliza cuando el texto trata de un mismo tema y va dirigido a varios destinatarios todos diferentes, es por ello que en este tipo de documento se incluye el famoso número de oficio, con el fin de agilizar el proceso de redactar el nombre y puesto del destinatario.

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    La base del texto de un oficio múltiple se concentra básicamente en emitir alguna orden, instrucción, recomendación, sugerencia o información a los diferentes departamentos de la empresa de manera simultánea.

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    El oficio de transcripción es un documento por el cual se emiten circulares, resoluciones, directivas e informaciones de alto nivel, dando a entender que el que emite el oficio tiene autoridad sobre los destinatarios, ya sean sus subordinados o empleados no directos. En este texto también se transcriben oficios de información relevantes y de suma importancia para la organización.

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    Las partes de un oficio son:

    Membrete
    Lugar y fecha de emisión del oficio
    Numeración (oficio en letras mayúsculas, número de expedición, guión y siglas de la oficina que expide el documento)
    Destinatario (nombre completo, cargo y lugar de la persona a la que se le dirige el documento)
    Asunto (mensaje del texto)
    Referencia (sólo si fuera respuesta a un oficio recibido con anterioridad)
    Cuerpo o texto (parte central del documento)
    Despedida
    Firma y posfirma (y sello de la empresa en caso de que lo hubiera)
    Anexo (en caso de existir)

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